Automação B2B: implementação e armadilhas

Soluções online especializadas permitem melhorar o desempenho de um negócio atacadista e aumentar a eficiência do departamento de vendas. Pode ser uma plataforma de negociação, portal B2B para automação ou outro sistema de e-commerce. Assim, é possível combinar todos os elementos do negócio em uma única estrutura que pode ser gerenciada manualmente com uma janela única ou de maneira completamente automática.

Implementação da automação B2B: vantagens evidentes

• Importação ou exportação de conteúdo de mercadoria: realizada automaticamente dentro de um curto período de tempo. Carregamento por item ou na quantidade total de dados em diferentes formatos.
• Catálogo de produtos, carrinho, preços, ofertas especiais com personalização.
• Conta pessoal para cada usuário com uma ampla gama de opções, bem como notificações automáticas sobre o status do pedido e pendências. A opção para definir diferentes níveis de acesso.
• Opção de product matching que é uma busca automática de posições desejadas de acordo com parâmetros específicos, seleção de produtos relevantes com as caraterísticas determinadas.
• Capacidade do cliente de fazer e pagar pedidos de forma independente 24/7: um funil de vendas automático que torna o trabalho dos gerentes 2 a 3 vezes mais rápido, porque os libera das tarefas rotineiras.
• Gestão eletrônica de documentos: criação, assinatura online de todos os documentos necessários sem demora. Troca de documentos online com contrapartes que também têm a GED.
• Integração com programas de contabilidade permite monitorar continuamente as variações de estoque, movimento de itens, bem como fazer reservas sem sair da plataforma de automação geral.
• Análise integrada para criar relatórios de negócio.
• Ferramentas de marketing para rastrear o comportamento do usuário, criar newsletters personalizados, ofertas especiais, promoções e outras atividades de marketing.
• Outras funções necessárias para trabalhar com eficiência no mercado moderno de B2B.

Automação B2B e suas armadilhas

A empresa que opta pela automação e digitalização toma uma decisão certa. A longa lista de benefícios acima confirma isso. No entanto, a automação pode ter armadilhas ocultas para uma empresa mal preparada.

Armadilha №1: Processos de negócio não preparados. Se os funcionários dos departamentos de vendas e de contabilidade não estiverem mentalmente prontos para as mudanças, eles irão sabotar a implementação do portal ou da plataforma de negociação de todas as maneiras. Podem ignorar completamente o novo sistema ou pode ser expresso em uma transição lenta para as soluções online, ou tentativas de realizar tarefas do jeito antigo: organizando chamadas e reuniões pessoais com clientes, usando apenas formulários de contabilidade em papel (ou Excel) em vez das soluções GED completas, e coletando relatórios manualmente em vez do fazer o download de análises prontas da plataforma B2B, etc.

Como resolver o problema: É preciso pensar em melhorar os sistemas offline atuais de contabilidade e vendas antes de introduzir automação e digitalização. Você pode reduzir elementos de conexão desnecessários (por exemplo, elementos do recebimento de solicitações do clientes), ou adaptar o software de contabilidade à automação. Também podem ser organizadas as reuniões explicativas sobre a eficácia da transformação digital para os funcionários para evitar confusões possíveis sobre as perspetivas e seu bom impacto, bem como para reduzir o risco.

Armadilha 2: Tentativas de criar um marketplace ou um portal de automação B2B por conta própria. Sem dúvida, o desenvolvimento do zero tem suas vantagens. Por exemplo, tal sistema pode ser completamente customizado para atender às necessidades de uma determinada empresa, e tem apenas as opções mais necessárias e relevantes. Você deve entender que é um processo que exige muito trabalho e tempo, pode levar vários meses e não corresponder às expectativas no final. Seus concorrentes podem seguir em frente e conseguir aumentar as vendas e conquistar seus clientes possíveis enquanto você refina sua versão do sistema online, corrigindo erros, ou até mesmo começando do zero.

Como resolver o problema: No rápido mundo de negócios de hoje, é melhor dar preferência a sistemas do comércio eletrônico prontos out-of-the-box. O lançamento da versão básica de uma plataforma de negociação ou portal B2B para automação leva de 7-14 dias e também requer um mínimo de recursos. Depois da implementação, o sistema pode ser facilmente adaptado às necessidades da empresa, pode também ser dimensionado devido à adição de opções de negócio necessárias. O processo da versão básica pronta é muito mais fácil devido ao grande número de módulos que você pode escolher e devido ao facto de a equipe AGORAB2B ser altamente qualificada. Não é necessário destacar que tal solução acaba sendo muito mais lucrativa do que o desenvolvimento customizado, particularmente no caso de uma assinatura SaaS muito acessível.

Armadilha №3: Escolha de uma pessoa responsável. Um dos erros mais comuns é confiar o controle sobre a implementação do sistema de automação B2B a qualquer pessoa da área envolvida neste projeto. A falta de motivação e compreensão da necessidade de aumentar a eficiência do departamento de vendas termina com decepção na etapa de implementação em 99 casos de 100. Mesmo um portal ou marketplace B2B perfeito não está totalmente imune, como o processo de comunicação com cliente desempenha um papel significativo no processo de implementação. É por isso que é tão importante atribuir a responsabilidade pela implementação entre os funcionários da empresa de maneira séria e cuidadosa.

Como resolver o problema: A empresa cliente tem que selecionar com antecedência um funcionário fiel que estará envolvido no desenvolvimento do sistema desde os primeiros dias. O ideal seria definir um KPI para esse funcionário para sua motivação.

Armadilha №4: Permitir todos os clientes começar usar o produto sem testá-lo. O lançamento de um sistema B2B é um evento desejado por todas as empresas seguindo o caminho da automação e digitalização. No entanto, tem outra armadilha, porque o sistema pode exigir modificação ou integração de módulos adicionais que você não previu na fase de formulação de sua estratégia de negócio para implementação de software. Isso é normal, muitas nuances de interação com compradores reais são visíveis apenas na prática, mais é melhor evitar a insatisfação de um grande número de compradores. Existe um método testado para fazer isso.

Como resolver o problema: Você pode começar com um produto mínimo viável (MVP) e prever um período de teste do portal B2B pronto ou plataforma de negociação que concede acesso a um determinado círculo de usuários (clientes). Assim, é possível receber feedback e sugestões e aperfeiçoar o sistema con tranquilidade, adicionando módulos caso seja necessário. Depois disso, você pode conceder acesso a toda a lista de compradores de atacado, mantendo assim sua fidelidade. Por exemplo, a plataforma AGORAB2B permite criar facilmente uma seleção de níveis de acesso, incluindo aqueles com personalização.

Armadilha №5: Confiar em um desenvolvedor não-especialista no domínio. A implementação de um portal B2B para automação ou outras soluções complexas é fundamentalmente diferente do desenvolvimento de um site regular. Mesmo a empresa mais bem-sucedida que cria produtos web de varejo pode não entender as peculiaridades dos sistemas de automação de negócios de atacado.

Como resolver o problema: A resposta é óbvia, você deve escolher um fornecedor que conhece todos os detalhes e nuances da automação B2B que também entenda os conceitos complexos da interação de todos os elementos do sistema de atacado.

A equipe AGORAB2B tem experiência de automação e digitalização B2B de mais de 9 anos e mais de 500 casos implementados com sucesso. Têm grandes empresas que já valorizaram a eficácia da automação e lançaram vendas de atacado para online entre nossos clientes. A solução AGORAB2B é out-of-the-box e pode ser lançada rapidamente, também é adequada não só para megacorporações, mas também para pequenas e médias empresas.

Caso seja necessário, a funcionalidade básica pode ser expandida ao adicionar módulos desejados, tais como e-mail marketing, uma interface pessoal com um design bonito no formato Single Page Application (SPA), CRM, modelo de marketplace, etc. Além disso, é possível criar uma solução exclusiva adaptada a todas as necessidades de uma determinada empresa, bem como ao seu estilo corporativo.

Um portal B2B ou uma plataforma de negociação é uma ótima opção para todas as empresas que desejam automatizar seu trabalho. Permite aperfeiçoar o departamento de vendas sem gastar uma fortuna.