Automação e otimização de processos de negócios das empresas

A automação de processos de negócios, no sentido amplo, é um processo de criação de sistemas tecnológicos capazes de reduzir a necessidade de mão de obra e trabalhos intelectuais. Esse termo é amplo e abrange quase todas as áreas de negócios: a partir do uso de sistemas robóticos na indústria e medicina, até serviços de mailing. Por exemplo, a AGORAB2B oferece uma série de soluções de automação e otimização de processos de negócios, tais como a criação de um portal B2B para receber e processar pedidos de atacado das empresas fornecedoras, um sistema de gerenciamento de conteúdo do site de uma loja online, soluções B2B específicas, etc.

Veremos porque a automação e optimização de processos de negócios é conveniente e adequado para todos, até mesmo para sua empresa.

Automação de processos de negócios: o que nos aguarda no futuro

O relatório do Instituto Global da McKinsey revelou que 51% das tarefas que os trabalhadores norte-americanos modernos estavam realizando hoje numa ampla variedade de indústrias seriam automatizadas até 2055. Isso ajudará empregadores a economizar $2,7 trilhões.

Trata-se do trabalho físico que está sendo gradualmente substituído pelas máquinas. Porém, a automação não é representada apenas pelos robôs complexos, mas também por muitos sistemas inteligentes que economizam o tempo dos funcionários de escritório e dos gerentes seniores e ajudam a transformar procedimentos de rotina nos processos de negócios bem-organizados.

Além disso, essas tarefas constituem a maior parte dos processos já automatizados. Por isso a McKinsey nota que uma das áreas mais afetadas pela automação é o varejo. Muitos empreendedores ainda estão céticos quanto a essa questão. Leia abaixo alguns argumentos para quem acredita que não precisa da automação.

Economizar traz muito menos benefícios do que você acha

A automação e otimização de processos de negócios, a partir de mailing até B2B marketplaces complexos, é custoso. Em teoria, você pode economizar esse dinheiro e mandar funcionários fazer essas tarefas (ligar para gerentes de vendas, concluir contratos separados com cada fornecedor, enviar cartas aos clientes manualmente).

No entanto, de acordo com a McKinsey, não será mais barato. Com base na análise de várias indústrias e profissões, os benefícios financeiros da implementação de soluções automatizadas excedem os custos 3-10 vezes. Um benefício neste caso significava a melhoria de qualidade e o aumento de volume do trabalho realizado, a confiabilidade garantida, a eliminação do “fator humano”, inclusive nas indústrias que têm inevitável necessidade das pessoas reais: no trabalho de gerentes de vendas, médicos, professores, etc.

Isso não quer dizer que você precisa automatizar tudo. O uso excessivo dos serviços resultará no facto que a empresa terá muitos produtos e soluções heterogêneos para integrar. Você precisará aprender como trabalhar com eles, e isso é muito mais difícil do que a ideia original.

Vale a pena começar com as rotinas que se repetem com frequência, são os mais fáceis de automatizar. Sistemas que simplificam o processo de interação com contrapartes são um outro bom exemplo da automação eficaz de processos de negócios. Por exemplo, as soluções que permitem rastrear a quantidade de mercadorias no armazém do fornecedor, reservá-las e monitorar o status do pedido online são muito mais convenientes do que a necessidade de entrar em contato com representates do fornecedor para saber todos os detalhes.

Empregados universais não existem

O desejo de deixar tudo como está atualmente e não automatizar nada às vezes decorre de uma ilusão que uma pessoa real poderá realizar uma tarefa de maneira melhor do que algum serviço. Não se trata mais da economia de recursos aqui: o custo de remunerações pagas a funcionários pode ser pelo menos igual ao custo de uma série de soluções que automatizam os processos de negócios.

O problema é o seguinte: uma tecnologia projetada para automatizar uma tarefa tem um algoritmo claro de trabalho, bem como um escopo das tarefas que pode resolver, mas uma pessoa real nem sempre tem isso. Além disso, os “funcionário vivos” têm um pensamento flexível e, às vezes, uma vontade de aprender tudo rápido, então há mais expetativas quanto a seu trabalho e menos instruções de como realizá-lo. Brandon Turner, vice-presidente da BiggerPockets, deu um exemplo clássico de uma contratação ruim do pessoal:

“Não sabia exatamente o que meu assistente pessoal devia fazer. Pensei que chegaria ao trabalho e começaria a me ajudar de repente com alguma coisa. Não tinha tempo para treiná-lo. Como resultado, ele ficou sem trabalho.”

Quando atribuir uma tarefa de rotina a um funcionário, o chefe nem sempre está pronto para explicar como realizar essa tarefa e qual deve ser o resultado final. Com uma solução automatizada, tal abordagem é impossível, você terá que gastar algum tempo para aprender como funciona, mas o resultado será garantido e previsível.

Claro, não se trata do facto que as soluções de automação são melhores do que as pessoas reais, não é verdade. Além disso, vários estudos notam que mesmo no futuro tais soluções não poderão substituir as profissões completas, mas apenas algumas tarefas específicas. Por isso, os funcionários não têm que se preocupar com isso, não serão demitidos, só o trabalho deles ficará menos rotineiro.

Chefes universais não existem também

Uma outra razão de não gostar da automação e otimização de processos de negócios é o desejo de controlar tudo, o que significa fazer tudo por si mesmo. Essa vontade é chamada de “síndrome do super-herói”, e se manifesta quando os empresários querem sentir que tudo está sob seu controle.

Os problemas chegam quando você precisa controlar não só si mesmo, mas também todos os processos de negócios da empresa. Neste caso, controlar todas as pequenas tarefas de rotina leva tempo, um recurso não renovável que é o mais valioso para um empresário. Primeiro, a falta de tarefas urgentes mas não muito importantes permite concentrar em seu negócio. Segundo, isso ajuda a evitar o esgotamento emocional.

Nem tudo pode ser feito por si mesmo

Uma empresa também pode sofrer da síndrome do super-herói. Isso se manifesta no facto que todas as soluções externas são consideradas não bastante boas por padrão, elas não têm alta qualidade, não são bastante personalizadas. O único estilo de comportamento possível nesta situação é o desenvolvimento de tudo “in house”, ou seja, dentro da empresa.

Por um lado, esta abordagem está correta, porque ninguém conhece sua empesa melhor do que você. Mas isso não quer dizer que não há oportunidade de resolver seus problemas de uma maneira melhor. Às vezes você não tem conhecimento especializado ou experiência no desenvolvimento de projetos semelhantes.

Quando tem problemas de saúde, você vai ver um especialista. Mesmo que ele veja você pela primeira vez, tem experiência e conhecimento suficientes para fazer um diagnóstico correto e prescrever um tratamento.

É a mesma coisa no caso da automação de um negócio. As empresas que trabalham com a resolução de tais problemas poderão encontrar e implementar um conjunto certo de serviços de maneira rápida e eficiente. Esse conjunto pode ser típico, talvez não sejam capaz de levar todas suas necessidades em conta, mas o resultado será confiável, porque está sendo usado por muitas outras empresas.

O que tudo isso significa

1. A economia na automação e otimização de processos de negócios não é uma economia. Em vez de gastar dinheiro, você precisará gastar tempo, seu o de seus funcionários, o que também é muito caro. Por outro lado, automatizar tudo pode ser perigoso. Comece a automação e otimização com procedimentos de rotina claros.
2. Você não deve passar o trabalho que uma máquina pode fazer a seus funcionários. A máquina não precisa de treinamento ou controle, mas o resultado ficará previsível. Deixe seus funcionários fazer coisas mais interessantes e criativas.
3. Não tenha medo de que as soluções da automação e otimização de processos de negócios limitam sua capacidade de controlar a situação. Essas soluções economizarão seu tempo e você poderá ocupar-se das tarefas importantes. Além disso, você sempre poderá acompanhar os indicadores analíticos resumidos. Tudo isso é mais útil para uma empresa do que fazer todo o trabalho manualmente.
4. Nem todas as soluções devem ser desenvolvidas dentro da empresa. Um fabricante exterior também pode oferecer um serviço conveniente e eficiente, porque já ajudou muitas empresas.