Sistema SRM para aumentar a eficiência das compras corporativas

Sistema SRM (Supplier Relationship Management) é um conjunto de medidas para gestão de relacionamento com fornecedores.

O SRM é um ciclo muito importante para as organizações. Esse ciclo permite identificar grupos-chave de fornecimento, bem como criar uma estratégia em etapas para garantir o controle competente sobre essas categorias.

Da história à realidade moderna

É surpreendente que a solução do SRM foi criada há mais de 35 anos! Ainda é atual para a maioria das empresas ligadas, de uma forma ou de outra, às atividades de compras. O autor dessa ideia é Peter Kraljič, consultor da McKinsey. Ele nem podia imaginar que sua criação seria tão relevante não só em 1983, mas também em 2022.

A mensagem principal da proposta de Kraljič foi a seguinte:

• Clientes devem sempre optar por um modelo de gestão de compras proativo.
• É necessário estudar e compreender o impacto dos grupos determinados de produtos nos riscos e na rentabilidade da empresa.
• Com base nos dados estatísticos recentes, é preciso desenvolver as estratégias de gestão de fornecimentos, o que permitirá minimizar os riscos e aumentar a lucratividade. Isso é o sistema SRM em seu sentido básico.
• É essencial também procurar a maximização de eficiência, analisando todas as decisões e interações com parceiros.

Os anos passam, mas as necessidades em termos de fornecimentos continuam sendo importantes. As empresas modernas continuam a ter necessidade de uma logística regular e rápida. O sistema SRM ajuda a facilitar a cooperação com fornecedores, criar um ciclo de fornecimento completo e escalável. Ao mesmo tempo, é possível reduzir custos de mão de obra, tempo, e custos financeiros.

É importante lembrar que SRM é fundamentalmente diferente da cooperação com parceiros-chave (CRM). Muitas pessoas confundem esses termos, substituindo um pelo outro. No entanto, são dois termos completamente diferentes, apesar do facto que às vezes as áreas de trabalho dentro de um ambiente de negócio podem se sobrepor.

SRM inclui quatro etapas:

1. Identificação das áreas requerentes atenção redobrada. Identificação das necessidades da empresa. Essa etapa inclui a recolha de requisições de departamentos diferentes da empresa para compras determinadas. Ao mesmo tempo, o estoque disponível é controlado. A estratégia geral de fornecimento para a empresa e de orçamento das atividades de compras é formada com base no resumo dos dados recebido.
2. Segmentação estratégica de fornecedores. Os clientes corporativos devem sempre justapor o desempenho de um fornecedor com os riscos e rentabilidade de sua empresa. Esta etapa inclui também a realização de leilões, competições e outros procedimentos de compras.
3. Formação de táticas de interação com fornecedores. Essa etapa pode ser realizada junto com os contratantes. Por exemplo, você pode elaborar um plano para a cooperação mutualmente vantajosa e métodos para atender às necessidades da empresa ao máximo.
4. Implementação da estratégia determinada e repetição do ciclo para aperfeiçoar os processos. Nesta etapa, a análise do processo de compras, que permite detetar problemas não identificados anteriormente e aperfeiçoá-los, desempenha um papel importante.

Todas essas ações podem ser exibidas como um ciclo contínuo num esquema:

A estratégia de interação do sistema SRM pode incluir desenvolvimento de cooperação harmoniosa e implementação de tal sistema. Depois disso, uma pesquisa de satisfação dos fornecedores (o grupo de foco) quanto à conveniência e eficiência do esquema criado é realizada, os dados e propostas sobre otimização são recolhidos, com uma análise subsequente dos dados obtidos. As modificações necessárias são feitas, e o ciclo atualizado recomeça. Assim, você pode obter o feedback mais atualizado, mantendo contato com fornecedores e criando as melhores condições de cooperação.

É melhor realizar tais operações com uso das ferramentas de automação através das plataformas SRM, o que economiza muito tempo e permite responder a quaisquer mudanças de forma rápida, enquanto o sistema online de interação com o EDI ajuda a estabelecer relações de negócios com fornecedores.

A época dos SRM obsoletos chegou ao fim. Hoje em dia, as capacidades das planilhas do Excel não são suficientes. As interações por correio, reuniões e ligações ficaram no passado. O sistema SRM de compras diversas substituiu métodos desatualizados.

Investir numa solução tão tecnológica significa gastos significativas, mas com retorno rápido.

As vantagens da implementação do sistema SRM:

• Redução dos custos de trabalho para preparação e realização das atividades de compras. Libertação do tempo precioso dos líderes e gerentes de compras.
• Simplificação do ciclo de compras por parte do cliente e por parte do fornecedor graças ao trabalho através da plataforma SRM ou outros softwares de integração. Redução dos custos materiais para os processos de compras, minimização dos riscos de imprecisões, erros ou respostas atrasadas por parte dos empregados.
• Maximização da efetividade da cooperação com fornecedores. Por exemplo, através dos catálogos convenientes disponíveis online a qualquer hora, ou graças aos online formulários para requisição de compras.
• Capacidade de rápida recolha das estatísticas e elaboração de relatórios analíticos com base nos dados constantemente fornecidos pelo sistema SRM.

A tática certa da gestão de relacionamento com fornecedores (a plataforma SRM) é parecida com uma arte criativa. É uma pesquisa contínua das oportunidades de inovação no desenvolvimento de produtos, ou no aperfeiçoamento de processos (por exemplo, com uma plataforma SRM ou com uma outra solução). Ao mesmo tempo, significa recusa da prática de redução infinita dos gastos, que a comunidade de compras está a seguir. Eles estão sendo substituídos por métodos de aumento de eficiência sem infringir os interesses da empresa.

Implementação da plataforma SRM, como tomar a decisão certa?

Alguns provedores oferecem seus próprios sistemas SRM, mas muitas vezes os compradores, grandes compradores em particular, já têm seus softwares locais que integram a plataforma eletrônica (no caso de compras, com plataformas de comércio eletrônico).

Existem muitos exemplos das plataformas de comércio SRM com foco nos grandes clientes e com uma base de fornecedores diversos. Ao mesmo tempo, existem programas separados. Embora essas soluções tenham suas próprias vantagens e desvantagens, ambas implicam a necessidade de interação com um sistema local de gestão e contabilidade, o que pode causar demoras na tomada das decisões.

Digitalização, que está penetrando cada vez mais os setores econômicos, incluindo o setor B2B, oferece uma solução excelente, graças à qual o sistema SRM se tornou accessível para todas as empresas, com custo relativamente baixo e período de lançamento curto. Assim, uma empresa pode solicitar a criação de um sistema complexo com base na plataforma AGORAB2B integrada com o SRM para automação máxima na área de gestão de compras. Além do fluxo de documentos online rápido, interação conveniente com fornecedores, a plataforma reduz o tempo de processamento de pedidos e gestão de contratos.

Isso abre perspetivas excelentes para escalar o negócio e aumentar o rendimento. Quando os fornecedores obtêm acesso remoto às compras vantajosas a qualquer momento, as relações com eles atingem um nível mais alto, e a conformidade com os princípios-chave da plataforma SRM correta e eficaz é conseguida. Os resultados que acompanham o processo são o crescimento do lucro e aceleração dos processos de trabalho.